CDI FRANCE -Paris (75)

Chargé(e) de mission auprès du Secrétariat des Conseils H/F

Publié le 03 octobre 2017 Retour à la liste des offres

Description de la mission

La mission principale du Secrétariat des Conseil est de contribuer à la bonne gouvernance de l'Agence en :
• Garantissant le bon fonctionnement de ses différentes instances de décision
• Animant et gérant la relation avec les administrateurs en lien étroit avec la Direction générale

Compte tenu de la croissance du nombre de dossiers présentés aux instances, le Secrétariat des conseils recrute un(e) chargé(e) de mission. Celui (celle) -ci aura plus particulièrement comme mission de seconder le Responsable du Secrétariat des conseils afin de garantir le bon fonctionnement des instances tant sur le déroulement des séances que sur la conformité des décisions, notamment :

Le (la) chargé(e) de mission aura notamment pour tâches de :

 1/ Participer à la préparation des instances
- Participer à l'établissement du calendrier prévisionnel des instances
- Préparer des propositions d'ordre du jour et suivre leur actualisation
- S'assurer de la conformité des notes reçues des services au regard de l'ordre du jour et des standards de qualité du conseil d'administration.
- Contribuer à l'élaboration des comptes rendus de décision DG prises sous délégation
- Veiller à la bonne préparation des dossiers en coordonnant la préparation et la remise à bonne date des notes provenant des différents services internes
- S'assurer de la préparation et de la diffusion des convocations et des dossiers aux membres des différentes instances
- S'assurer de la mobilisation des services et prestataires devant intervenir lors des instances

 2/ Contribuer au bon déroulement des instances
- S'assurer de la présence des prestataires extérieurs
- S'assurer que les différentes interventions respectent la planification effectuée
- Contribuer à la comptabilisation des votes exprimés
- S'assurer de l'enregistrement des résolutions

 3/ Contribuer aux vérifications formelles à l'issue des instances
- S'assurer de la qualité de réalisation des PV et autres compte rendus des instances
- Contribuer à la vérification de la conformité et de la validité des résolutions

Le (la) Chargé(e) sera en charge du suivi budgétaire du service

Le (la) Chargé(e) de mission rendra compte au (à la) Responsable du secrétariat des Conseils avec qui il (elle) travaillera en étroite collaboration. Une délégation plus large pourra être envisagée pour la préparation, le déroulement et le suivi de certaines instances notamment des comités ONG. Il/elle contribuera en outre à définir des axes d'amélioration, à formuler des préconisations opérationnelles pour le bon fonctionnement du service et à assurer le suivi de leur mise en œuvre.
Le (la) Chargé(é) de mission pourra également être associé(é) aux travaux menés dans le cadre de l'évolution de la gouvernance de l'AFD, comme à l'animation de la relation avec les administrateurs, qui ne constitue cependant pas le cœur de son métier.

Profil

- Rigueur, sens de l'organisation
- Anticipation et réactivité
- Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs avec lesquels il/elle sera en lien régulier au sein de l'Agence
- Aptitude à travailler en équipe
- Connaissance des métiers et opérations de l'AFD
- Intérêt pour les questions de gouvernance

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Localisation du poste

FRANCE Paris 12eme

Critère candidat

Niveau d'étude min.requis
Bac + 5 / M 2
Diplôme principal 1 / Ecole
Grandes écoles
Diplôme principal 2 / Ecole
Université
Diplôme principal 3 / Ecole
Ecole de commerce
Niveau d'expérience min.requis
5 à 10 ans
Languages
Anglais (Opérationnel et autonome)