Appel à initiatives Pépinières urbaines
Animation de la démarche Pépinière urbaine et la mise en œuvre des dispositifs Abidjan et Dakar.
Afin d’encourager des démarches innovantes dans la mise en œuvre de projets urbains et de mobilité dans plusieurs pays d’intervention, l’AFD se propose de subventionner des organisations de la société civile pour des projets de « Pépinières urbaines ».
La Pépinière urbaine est pensée comme un outil d’intervention visant à promouvoir de nouveaux modes de faire plus participatifs et adossant des actions rapides au service d’un projet urbain ou de mobilité de plus long terme.
Le présent appel à initiatives entend identifier et sélectionner un ou des projets d’animation de la démarche globale et de mise en œuvre de dispositifs de Pépinières urbaines à Abidjan et Dakar, qui démarreraient en 2020. Les projets devront faire l’objet d’un co-financement de 10%.
Clarification sur la participation des sociétés immatriculées dans un pays de l’Union Européenne en tant que membres d’un groupement :
une société immatriculée dans un pays de l’Union Européenne peut faire partie d’un consortium (elle ne peut pas être chef de file). Elle ne pourra pas bénéficier de plus de 200 000€ du montant total du projet présenté, que ce soit sur un ou deux lots. Autrement dit, pour une société qui souhaite se positionner sur 2 lots, les fonds qui lui seront mis à disposition ne pourront excéder 200 000€ en cumulé.
Dans le cas où une société privée serait membre du consortium, il est recommandé à ce stade, de donner, dans le budget, les coûts réels des expertises Ressources Humaines qui seront mobilisées.
Questions réponses
Question 1 : «À la lecture de l’offre, nous avons remarqué que la durée de mise en œuvre de la composante dispositifs Pépinières Abidjan et Dakar varie entre 24 mois et 3 ans. Sur ce, nous sollicitons une information précise sur la durée de la composante 2 du projet.»
Réponse : « Chaque dispositif Pépinière a sa durée propre liée aux enjeux du projet urbain ou de mobilité qu’il accompagne ; les dispositifs de Pépinière urbaine n’ont donc pas tous la même durée. Par rapport à la démarche globale, la composante 2 « guichet de financement pour mettre en œuvre des dispositifs de Pépinière urbaine » a une durée de 4 ans, c’est-à-dire que les fonds pour mettre en œuvre des dispositifs de Pépinière urbaine sont disponibles pendant 4 ans. En revanche, chaque dispositif de Pépinière financé dans le cadre de ce guichet peut avoir des durées variables. Pour les pépinières Abidjan et Dakar, les durées maximales de projet pépinière sont estimées à 24 mois (cf. 51 et 81 des TDR). »
Question 2 : « Dans les pré requis je n'ai pas vu d'ancienneté demandée pour les OSC. Il me semblait que pour candidater auprès de l'AFD il fallait justifier d'un an d'existence. pouvez-vous me confirmer que ce n'est pas le cas pour cet appel ? »
Réponse : « La structure soumissionnaire doit avoir 3 ans d’ancienneté et doit d’ailleurs remettre les bilans et rapports d’activité des 3 derniers exercices (cf. XI le dossier administratif, p.23). En revanche, il n’y a pas de condition d’ancienneté pour les partenaires de la structure soumissionnaire. ».
Question 3 : Dans le document de projet, il est précisé ceci : 1.6 Pour les dispositifs Pépinières Abidjan et Dakar, les structures soumissionnaires devront justifier de partenariats avec des structures locales pour la mise en œuvre du projet présenté grâce à une méthodologie présentant leurs partenaires potentiels. Par-là, nous aimerions avoir des informations sur ce que vous entendez par « Structures Locales » Aussi, merci de nous informer si le justificatif du partenariat est obligatoire lors de la soumission de la proposition.
Réponse : Le(s) partenaire(s) local(aux) peu(ven)t être des structures formelles ou informelles. Il peut s'agir :
- d’OSC structurées localement qui contribuent, par leurs actions dans le cadre du projet, au bien commun dans le domaine du développement économique, social et culturel,
- d’organisations de base (communautaires) représentant les bénéficiaires directs du projet.
Le justificatif de partenariat n’est pas obligatoire lors de la soumission de la proposition : une lettre d’intention de partenariat suffit.
Question 4 : Les TDR indiquent p 29 que « Six à huit dispositifs de Pépinière urbaine sont envisagés » : pouvez-vous indiquer si les pépinières Abidjan et Dakar sont incluses dans ces dispositifs envisagés ou non ?
Réponse : Les pépinières Abidjan et Dakar sont bien incluses dans ces dispositifs envisagés.
Question 5 : L’AAI demande que les propositions présentent les équipes mobilisées pour la mise en œuvre. Faut-il présenter déjà tous les CV à ce stade ou peut-on se contenter de présenter les profils et compétences envisagées ?
Réponse : Pour chacune des composantes (animation ou pépinières), les CV ressources c’est-à-dire les CV des expertises mobilisables au sein des structures sont attendus. Dans le cas où une équipe dédiée sera à recruter au démarrage du projet, les profils et compétences envisagées pour cette équipe suffisent.
Question 6 : En cas de groupement sur le lot 1, la liste de 5 pays d’intervention directe vaut-elle pour chaque structure membre ou pour le groupement dans sa totalité ?
Réponse : Chaque structure membre du groupement peut présenter une liste de 5 pays d’intervention directe. Les pays d’intervention directe présentés peuvent être communs aux différentes structures du groupement.
Question 7 : Est-il possible de fournir un seul dossier administratif ou un seul exemplaire des pièces administratives communes si on répond sur plusieurs lots avec les mêmes structures ?
Réponse : Oui, un seul exemplaire des pièces administratives communes suffit si une structure répond sur plusieurs lots.
Question 8 : Dans la fiche de renseignements de la structure soumissionnaire, Il est demandé de fournir des données financières pour 2015, 2016 et 2017. Dès lors que les données de 2018 sont disponibles, est-il possible d’introduire dans le formulaire les renseignements relatifs à 2016, 2017 et 2018 (c'est-à-dire les données des 3 dernières années)?
Réponse : Oui, les renseignements et les bilans à transmettre peuvent être ceux de 2016, 2017 et 2018 s’ils sont disponibles.
Question 9 : Par rétrocession qu'entend l'AFD exactement ? s'agit-il des budgets affectés à chaque partenaire d'un groupement ? faut-il également prévoir des rétrocessions pour des sous-traitants ?
Réponse : Dans le cadre de ce projet, l’AFD considère quatre cas positionnements possibles :
- Le bénéficiaire direct de la subvention, qui sera signataire de la convention de financement au titre du groupement. Pendant cette phase d’AAI, il correspond à la structure soumissionnaire.
- Les membres du groupement ou partenaires, pour lesquels la fiche de renseignement est attendue. Dans l’annexe du canevas financier, l’onglet « répartition des rétrocessions » correspond bien à la répartition budgétaire entre les membres du groupement.
- Les bénéficiaires finaux d’une rétrocession de fonds dans le cadre de la mise en œuvre de micro-projets.
- Les futurs prestataires qui pourront être recrutés par le bénéficiaire direct de la subvention ou les membres du groupement selon les procédures de passation de marchés définis dans la convention de financement. La notion de « sous-traitant » n’existe pas dans le cas d’un AAI.
Pour information, les modalités de passation de marchés des conventions types de l’AFD sont les suivantes:
1. Pour tout marché de Prestations intellectuelles et de services dont le montant est estimé :
- Inférieur à 5 000 Euros : la signature en Gré à Gré est autorisée en s’assurant que le prix fixé est conforme aux prix pratiqués par le marché ;
- Entre 5 000 et 20 000 Euros : la consultation sans publication est autorisée. Le Bénéficiaire invite au moins trois candidats de son choix à soumettre une offre en ayant vérifié au préalable l’intérêt et la compétence de ces prestataires pour la Prestation. L’attribution se fera à l’offre la moins-disante conforme, à l’exception des Prestations intellectuelles pour lesquelles l’attribution se fera à l’offre la mieux-disante, le poids de la qualité technique de l’offre étant prépondérant par rapport au prix dans la notation ;
- Supérieur à 20 000 Euros: Appel d’Offres Restreint auprès d’une liste de candidats dont le Bénéficiaire se sera assuré de la qualification et de l’intérêt. L’attribution se fera à l’offre la moins-disante conforme, à l’exception des Prestations intellectuelles pour lesquelles l’attribution se fera à l’offre la mieux-disante, le poids de la qualité technique de l’offre étant prépondérant par rapport au prix dans la notation.
2. Pour tout marché de travaux et de fournitures dont le montant est estimé :
- Inférieur à 10 000 Euros : la signature en Gré à Gré est autorisée en s’assurant que le prix fixé est conforme aux prix pratiqués par le marché ;
- Entre 10 000 et 100 000 Euros : la consultation sans publication est autorisée. Le Bénéficiaire invite au moins trois candidats de son choix à soumettre une offre en ayant vérifié au préalable l’intérêt et la compétence de ces prestataires pour la Prestation. L’attribution se fera à l’offre la moins-disante et techniquement conforme ;
- Supérieur à 100 000 Euros : Appel d’Offres Ouvert publié localement. La publication de l’appel d’offres sera la plus large possible, sur tout média local (site internet et presse) jugé pertinent. L’attribution se fera à l’offre la moins-disante et techniquement conforme.
Question 10 : Faut-il remplir l'onglet "répartition par pays du canevas financier" pour le lot "Animation des Pépinières" ?
Réponse : Non, les pays n’étant pas tous connus à ce stade, il n’est pas nécessaire de remplir cet onglet pour le lot « Animation des Pépinières ».
Question 11 : les sous-traitants doivent-ils également remplir la fiche de renseignements des partenaires ? Peut-on inclure leurs fiche expérience dans la partie ad hoc ?
Réponse : Les futurs prestataires ne sont pas considérés comme partenaires et ne peuvent pas être connus à ce stade (ils le seront à l’issue des procédures de passation de marchés). La fiche de renseignement ne peut donc pas être remplis. La proposition peut intégrer un pool d’expertise pré-identifiée par la structure soumissionnaire mais, comme leur mobilisation est soumise à consultation ou appel d’offres au-delà de 5 000Euros, les références ne pourront pas être valorisées individuellement dans l’évaluation. L’évaluation pourra en revanche tenir compte de la capacité à avoir pré-identifié de l’expertise pertinente pour la mise en œuvre du projet.
