El secretariado del mecanismo, que se encuentra bajo la supervisión del Consejero de Ética, es el servicio responsable de recibir los reclamos y darles seguimiento.
El secretariado se compromete a dar acuse de recepción de un reclamo en los diez días siguientes a su recepción.
Se garantiza confidencialidad a las personas que lo soliciten.
El reclamo se registra si :
- incluye la identidad del reclamante o de su representante autorizado;
- describe el proyecto y explicita los impactos ambientales y/o sociales;
- expone los esfuerzos que el reclamante ha realizado para solucionar el diferendo o describe la situación en el caso de que estos esfuerzos representen un riesgo de agravar el diferendo;
- el proyecto es financiado por la AFD ;
- el reclamo es presentado en los dos años siguientes al conocimiento de los hechos por el reclamante, y como máximo cinco años después del último desembolso efectuado por la AFD.
A continuación, los reclamos registrados son objeto de un estudio de elegibilidad detallado, conforme a los criterios definidos en el reglamento. La decisión de elegibilidad es responsabilidad de un comité de elegibilidad, formado por un, o una, representante de los siguientes servicios: conformidad, jurídico, transparencia y rendición de cuentas, y es presidido por el Consejero de Ética.
Para los reclamos elegibles se proponen dos tipos de tratamiento :
- la conciliación, que propone la intervención de un tercero neutro, independiente e imparcial para ayudar al reclamante, o a su representante, a lograr un acuerdo con el beneficiario del financiamiento de la AFD con relación al diferendo que dio origen al reclamo. Termina cuando las partes concernidas llegan a un acuerdo o bien cuando, en opinión del conciliador, ya no es posible efectuar ningún avance adicional para contribuir a la solución del diferendo.
- la auditoría de conformidad, que tiene por objetivo determinar si la AFD cumplió con el proceso de control de los riesgos ambientales y sociales. En caso contrario deberá recomendar medidas correctivas. A continuación, se propone un plan de acción cuya puesta en marcha se supervisará.
La lista de reclamos elegibles, así como las informaciones sobre su tratamiento y seguimiento, son documentos públicos.
El mecanismo publica un informa anual de sus actividades.